Inleiding
In deze privacyverklaring leggen we uit hoe VTS Haarlem persoonsgegevens verzamelt en gebruikt. U leest waar gegevens voor nodig zijn, aan wie ze eventueel worden verstrekt, hoe lang we ze bewaren en hoe we ze beveiligen.
Ook vindt u hier welke privacyrechten u heeft en hoe u daarvan gebruikmaakt. Deze verklaring kan veranderen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wet wijzigt. Raadpleeg deze pagina daarom af en toe opnieuw.
VTS Haarlem
VTS Haarlem is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Wij adviseren, leveren, installeren en onderhouden onder meer elektrische installaties, LED-verlichting, camerasystemen, IP- en VOIP-telefonie, bedrijfstelecommunicatie, Managed Voice-oplossingen, softwarekoppelingen, wifi-netwerken en bedrijfsnetwerken.
Wanneer u contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, klant of leverancier bent of gebruikmaakt van onze diensten, kunnen wij persoonsgegevens verwerken.
Doelen en grondslagen
We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor een duidelijk doel en gebruiken daarvoor een passende wettelijke grondslag.
E-mail en telefonisch contact
Neemt u per e-mail of telefonisch contact op, dan verwerken we de informatie die u zelf verstrekt — doorgaans uw naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht. Dit gebruiken we om uw vraag te beantwoorden, contact op te nemen en zo nodig een offerte of dienstverlening voor te bereiden. De grondslag is het uitvoeren van uw verzoek, een mogelijke overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang om vragen goed af te handelen.
Offertes, opdrachten en administratie
Voor offertes, leveringen, installaties, onderhoud, facturatie en betalingsherinneringen verwerken we zakelijke contactgegevens, adres- en opdrachtgegevens en de wettelijk vereiste financiële gegevens. Dit is nodig voor de overeenkomst, onze bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen.
Nieuwsbrieven en zakelijke informatie
Wanneer u zich daarvoor aanmeldt of wanneer dit binnen een bestaande klantrelatie wettelijk is toegestaan, kunnen we uw naam en e-mailadres gebruiken voor nieuws, commerciële informatie en kennisdeling. U kunt zich op ieder moment afmelden via privacy@vts-haarlem.nl.
Veiligheid en technische werking
Onze hostingomgeving kan technische loggegevens verwerken, zoals IP-adres, tijdstip, browsertype en opgevraagde pagina, om de website veilig en beschikbaar te houden en misbruik te onderzoeken.
Ontvangers van gegevens
Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen en partijen die ze nodig hebben voor hun taak. Daarbij kan het gaan om:
- bevoegde medewerkers en de aangewezen websitebeheerder van VTS Haarlem;
- onze hosting-, e-mail- en IT-dienstverleners;
- ons accountants- of administratiekantoor;
- leveranciers of onderaannemers wanneer dit voor uw opdracht noodzakelijk is;
- overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Met verwerkers maken we waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Uw persoonsgegevens worden nooit verkocht.
De website gebruikt Google Fonts voor de vormgeving. Bij het laden van deze lettertypen kan Google technische gegevens, waaronder uw IP-adres, ontvangen. Op de verwerking door Google zijn de privacyvoorwaarden van Google van toepassing.
Bewaartermijnen
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht of een lopende overeenkomst een langere termijn vereist.
Contact en aanvragen
Berichten en e-mails bewaren we in beginsel maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact.
Offertes, facturen en administratie
Administratieve gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen bewaren we in beginsel zeven jaar. Niet-aanvaarde offertes zonder verdere noodzaak worden eerder verwijderd.
Klant- en onderhoudsgegevens
Gegevens die nodig zijn voor een lopende opdracht, garantie, service- of onderhoudsovereenkomst bewaren we gedurende de relatie en zo lang als daarna redelijkerwijs nodig is voor verplichtingen of mogelijke aanspraken.
Nieuwsbrieven
Gegevens voor nieuwsbrieven bewaren we totdat u zich afmeldt. Daarna kunnen we alleen het minimaal noodzakelijke gegeven bewaren om te voorkomen dat u opnieuw wordt aangeschreven.
Beveiliging en cookies
VTS Haarlem neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Gegevens zijn alleen toegankelijk via noodzakelijke en beveiligde systemen. Accounts en apparaten zijn beschermd met wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie. Toegang wordt beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.
De website gebruikt geen advertentie- of analysecookies en plaatst zelf geen cookies om bezoekers te volgen.
Geen enkele methode is volledig zonder risico. Bij een beveiligingsincident handelen we volgens de toepasselijke meld- en informatieverplichtingen.
Uw privacyrechten
U kunt, voor zover de AVG dat in uw situatie toestaat, gebruikmaken van de volgende rechten:
Inzage
U kunt vragen welke persoonsgegevens we van u verwerken en hiervan een kopie ontvangen.
Rectificatie
U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren of aanvullen.
Wissen en beperken
U kunt in bepaalde situaties vragen gegevens te verwijderen of de verwerking tijdelijk te beperken. Wettelijke bewaarplichten kunnen verwijdering verhinderen.
Bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing.
Overdraagbaarheid
Wanneer dit recht van toepassing is, kunt u gegevens in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen.
Toestemming intrekken
Als verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming altijd intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Stuur uw verzoek naar privacy@vts-haarlem.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen we u vragen uw identiteit op passende wijze te bevestigen. We reageren in beginsel binnen één maand.
Bent u niet tevreden over onze reactie? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Onze plichten en wijzigingen
VTS Haarlem verwerkt persoonsgegevens op basis van het uitvoeren of voorbereiden van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, toestemming of een gerechtvaardigd bedrijfsbelang. We vragen niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen we een vraag, offerte of dienst mogelijk niet uitvoeren.
Als gegevens voor uw opdracht met een andere partij moeten worden gedeeld en daar geen bestaande wettelijke grondslag voor is, vragen we vooraf toestemming. We kunnen gegevens verstrekken wanneer de wet dit vereist of wanneer dit noodzakelijk is in een juridisch proces, waarbij we uw privacybelangen zo veel mogelijk respecteren.
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.